Verschwenden Sie Zeit in Besprechungen?

Unser Coaching-Programm für KMUs macht Zeitverschwendung in Besprechungen sichtbar und verwandelt ineffiziente Meetings messbar in produktive und wertschätzende Zusammenkünfte, die die Unternehmenskultur stärken.

Wenn es Ihnen wie den meisten Arbeitnehmenden und Führungskräften geht, dann kennen Sie vielleicht diese Probleme hier.
  • Meetings, z.B. in Jour Fixes, sind zu lang und zu wenig relevant. Viele Themen betreffen mich gar nicht. Ich sitze im Meeting und vertrödle meine Zeit, während ich andere Themen habe, die mir auch wichtig wären und für die ich am Ende des Tages keine Zeit mehr dafür habe. Das stresst und ärgert mich.
  • Unstrukturierte Agenda. Es ist unklar, warum ein Punkt besprochen wird oder was das gewünschte Ergebnis sein soll.
  • Kein erkennbarer Fortschritt. Viele Punkte wiederholen sich Woche für Woche, ohne dass etwas Wesentliches ändert.
  • Unproduktive Diskussionen. Diskussionen ziehen sich in die Länge, ohne zu einer Entscheidung oder zu einem konkreten Ergebnis zu führen.
  • Frustration durch fehlmangelnde Verbindlichkeit. Selbst wenn was beschlossen wird, passiert in der Folge nichts. Weil nicht klar ist, wer es bis wann umsetzt. Und wenn es gesagt wird, passiert trotzdem nichts.
  • Unklare Rollen. Es bleibt unklar, wer warum anwesend ist und welche Beiträge von ihm erwartet werden.
  • Immer noch mehr Besprechungen
 
Keine Sorge, so geht es den meisten.
 
Tools und Methoden um Meetings zu verbessern empfehlen u.a.,
  1. Im Vorfeld eine Agenda erstellen und mit 1-2 Tage vorher verschicken
  2. Nur relevante Teilnehmer einladen
  3. Pflicht zur Vorbereitung
  4. Ein klares Zeitfenster pro Agendapunkt festlegen
  5. gute Moderation, damit die Leute nicht vor sich hin monologisieren
  6. Ergebnisse protokollieren um Verbindlichkeit herzustellen
Viele glauben auch, dass Meetings allein durch die Einführung klarer Regeln effizienter gestaltet werden können. Diese Überzeugung basiert auf der Annahme, dass klare Strukturen und Vorgaben automatisch zu besseren Ergebnissen führen. Es klingt logisch: Mit festen Agendas, definierten Zeitfenstern und vorbereiteten Teilnehmern sollte sich die Effizienz doch von selbst einstellen, oder?
Ihr Zeitcoach<br /> Roger Roggensinger

Ihr Zeitcoach
Roger Roggensinger

Warum ändert sich dann seit Jahren nichts?

Die einfache Antwort ist: Die meisten Vorschläge zur Verbesserung von Meetings klingen gut, funktionieren aber nicht. Was oberflächlich wie ein durchdachter Lösungsansatz wirkt, scheitert in der Praxis total. Die Ursache liegt darin, dass die Tipps und Vorschläge den Arbeitsalltag und die Kultur der Unternehmen ignorieren. Die Kernprobleme sind:
  1. Unrealistische Erwartungen an die Disziplin: Der Glaube, dass alle Beteiligten vorab Themen einreichen oder sich vorbereiten, widerspricht oft der Realität des Tagesgeschäfts. Viele Themen entstehen kurzfristig und lassen sich nicht Tage im Voraus planen. Diese Themen werden dann ad hoch diskutiert.
  2. Fehlender Fokus auf die Kultur: Die Verbindlichkeit, Ergebnisse aus Meetings tatsächlich umzusetzen, ist weniger eine Frage des Protokolls, sondern der Unternehmenskultur. Wo Verbindlichkeit nicht gelebt wird, helfen auch die besten Meeting-Notizen nicht.
  3. Moderation als Schlüssel, der nicht existiert: Eine gute Moderation erfordert Übung, Fingerspitzengefühl und Autorität. Doch viele Unternehmen haben weder die Ressourcen noch das Personal, um jede Sitzung professionell zu moderieren. Führungskräfte springen ein und leiten die Sitzung. Eine leitende Person hat in der Regel eine autoritäre Rolle und könnte Entscheidungen treffen oder seine Ansichten durchsetzen, was die Neutralität gefährdet, die ein Moderator bewahren sollte. Dies kann zu einem Machtgefälle führen, das offene Diskussionen erschwert.
  4. Missverständnis von Zeitmanagement: Zeitfenster für Agendapunkte zu setzen, scheitert häufig daran, dass die Teilnehmer den Zeitbedarf schlecht einschätzen können. Wenn Diskussionen länger dauern, gerät der gesamte Plan ins Wanken.
Meetings effizienter zu gestalten, erfordert mehr als das blosse Einführen neuer Regeln oder die Protokollierung von Sitzungen mit Künstlicher Intelligenz (KI). Es geht darum, eine Kultur der Klarheit und Verbindlichkeit zu etablieren, die nicht durch Prozesse erzwungen wird, sondern durch bewusstes Handeln aller Beteiligten im Unternehmen entsteht.

Ihre Vorteile als Geschäftsführer oder Inhaber

Wenn das Problem von ineffizienten Meetings im gesamten Unternehmen nicht gelöst wird, können sie zu hohen Kosten, Frustration, Stress, Krankheiten und sogar Kündigungen führen.
 
Für nachhaltig bessere Meetings muss sich in Ihrem Unternehmen folgendes ändern:
  1. Entwicklung einer zeiteffizienten und wertschätzenden Meeting-Kultur: Durch gezielte Befragungen und Beobachtungen schärfen wir das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiter für den Wert von Arbeitszeit und schaffen eine Kultur der produktiven Zusammenarbeit im Einlang mit der Unternehmenskultur.
  2. Etablierung eines verbindlichen Meeting-Standard: Mit klaren Erwartungen zu Struktur und Rahmen für Besprechungen im Rucksack führen zu fokussierteren Diskussionen und schnelleren Entscheidungen.
  3. Implementierung massgeschneiderter Meeting-Struktur: Wir etablieren praxiserprobte Abläufe und Werkzeuge, die Ihre spezifischen Anforderungen erfüllen und sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren.
 
Dieses Framework fördert das Mitdenken der Teilnehmenden und garantiert selbst bei spontanen Agendapunkten wirkungsvolle Ergebnisse und ein wertschätzendes Miteinander.
  • Dies steigert die Produktivität, reduziert Zeitverschwendung und schafft Raum für konzentrierte Arbeit
  • Entscheidungen werden schneller und fundierter getroffen, da alle relevanten Informationen klar präsentiert und diskutiert werden
  • Das Programm schafft ein Bewusstsein für die Bedeutung produktiver Meetings, was zu einer nachhaltigen Verbesserung der Unternehmenskultur führt
  • Klare Strukturen und Handlungsorientierung verringern unnötigen Stress der Sitzungsteilnehmer. Dies trägt zu einem gesünderen Arbeitsumfeld bei, indem Frustration und Konflikte minimiert werden
  • Fortschritte in der Meeting-Effizienz können durch KPIs wie Zeitersparnis, Entscheidungsqualität und Zielerreichung sichtbar gemacht werden
  • Erfolgserlebnisse stärken die Motivation der Teams

Das können Sie bei unserer Zusammenarbeit erwarten

  • Persönliches Coaching durch Roger Roggensinger
  • Beleuchtung des Ist-Zustands der aktuellen Besprechungskultur On-the-Job
  • Regelmässige online-Calls, die Sie bequem von überall aus wahrnehmen können
  • Moderierte Workshops
  • Reflexion, Feedback und Handlungsempfehlungen, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, individuell für Ihr Unternehmen
  • Einfach umsetzbare Skripte und Checklisten, die direkt anwendbar sind
  • Support bei aktuellen Herausforderungen und Fragen
  • Messbare Verbesserung der Besprechungskultur zum Abschluss unseres Coachings

Unsere drei Bausteine für Ihren Erfolg

>> Meeting-Kultur

>> Kommunikation

>> Struktur

Wie läuft eine Zusammenarbeit ab?

Ich habe in der Vergangenheit bereits mehrfach bewiesen, dass ich Unternehmen dabei helfen kann, diese Dinge messbar zu realisieren!
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